PREPARAR UN EVENTO Y NO MORIR EN EL INTENTO

00.00 / Conceptualización
00.01 AA Definición del propósito y objetivos estratégicos
00.02 AA Identificación del público objetivo
00.03 CC Formato y dinámica del evento
00.04 CC Modalidad y alcance
00.05 AA Mensaje central y narrativa
00.06 GG Evaluación preliminar de recursos internos
00.07 KK Estimación inicial de costes y presupuesto marco
00.08 HH Patrocinio y financiación (existentes o por buscar)
00.09 II Análisis de riesgos iniciales
00.10 KK Viabilidad global y decisión de avance

01.00 / 8–12 semanas antes
01.01 KK Definición de objetivos y KPI del evento
01.02 AA Perfil de público objetivo y aforo estimado
01.03 CC Selección de fecha y franja horaria (conflictos y festivos)
01.04 DD Reserva y contrato del venue (salas, horarios, costes, penalizaciones)
01.05 II Permisos, seguros y responsabilidades civiles
01.06 KK Presupuesto marco y centro de costes
01.07 CC Diseño del formato y programa preliminar (apertura, ponencias, mesa, cierre)
01.08 BB Identificación y shortlist de ponentes, moderador y presentador
01.09 HH Propuesta de patrocinadores/colaboradores y paquetes de visibilidad
01.10 AA Estrategia de comunicación y calendario (web, mailing, redes, prensa)
01.11 AA Plan de generación de contenidos (artículos, notas, posts)
01.12 AA Selección de agencias/medios para envío de artículos y notas (pago y no pago)
01.13 FF Herramienta de inscripciones/entradas (política de datos y RGPD)
01.14 II Plan de accesibilidad (movilidad, intérpretes, bucle magnético, subtitulado)
01.15 EE Plan de grabación/streaming (sí/no), derechos de imagen y consentimientos
01.16 JJ Plan de catering (coffee, agua, dietas especiales)
01.17 II Plan de riesgos, seguridad y emergencias
01.18 II Plan de sostenibilidad (residuos, señalética, materiales)

02.00 / 6–8 semanas antes
02.01 BB Invitación y confirmación de ponentes (brief, condiciones, cesiones)
02.02 BB Recogida de bios, fotos y necesidades técnicas de ponentes
02.03 BB Confirmación de moderador y conductor (guion preliminar)
02.04 AA Diseño gráfico (identidad, cartelería, plantilla de presentaciones)
02.05 AA Publicación de web/landing y apertura de inscripciones
02.06 AA Nota de prensa inicial y media list
02.07 EE Contratación técnica (sonido, vídeo, iluminación) y stage plot
02.08 DD Necesidades de mobiliario y escenografía (tarima, atril, mesas, sillas)
02.09 FF Plan de acreditaciones y flujo de acceso
02.10 DD Definición de espacios (escenario, backstage, green room, prensa, guardarropa)
02.11 EE Plan de fotografía y vídeo (brief de cobertura)
02.12 BB Logística de ponentes (viajes, hoteles, transfers, dietas)

03.00 / 4–5 semanas antes
03.01 CC Programa detallado (timings por bloque y transiciones)
03.02 CC Guion técnico (cue sheet: luces, micros, cortinillas, músicas)
03.03 FF Recaudación y control de aforo (capacidad, lista de espera)
03.04 HH Materiales de patrocinadores (logos, vídeos, menciones, stands)
03.05 FF Pedido de acreditaciones/badges y lanyards
03.06 DD Señalética preliminar (direccionales, baños, Wi-Fi, emergencias)
03.07 FF Protocolo de preguntas del público (micros de sala, app de Q&A)
03.08 EE Requisitos de conectividad (Wi-Fi audiencia, red producción, backup 4G/5G)
03.09 EE Definición de grabación/streaming (plataforma, realización, overlays)
03.10 II Checklist legal y de privacidad (avisos, consentimientos, carteles RGPD)
03.11 AA Elaboración y envío de artículos previos a prensa y agencias (según estrategia)

04.00 / 2–3 semanas antes
04.01 BB Cierre de ponentes y sustitutos de contingencia
04.02 BB Revisión de presentaciones (formato, tipografías, vídeos incrustados)
04.03 EE Ensayos técnicos parciales (remoto o in situ si procede)
04.04 BB Guion del presentador (entradas, salidas, menciones, timings)
04.05 BB Brief del moderador (reglas de mesa, tiempos, turnos)
04.06 GG Plan de recursos humanos (azafatas, regiduría, runners, seguridad, limpieza)
04.07 FF Plan de acreditación en sitio (PDA/QR, impresoras, colas, incidencias)
04.08 JJ Confirmación de catering (horarios, cantidades, alérgenos)
04.09 JJ Plan de hospitality en backstage (agua, snacks, útiles)
04.10 AA Plan de prensa (zona, porta-credenciales, press kit)
04.11 EE Confirmación de alquileres (micros, clickers, atril, monitores de retorno)
04.12 II Plan de accesibilidad operativo (rampas, asientos reservados, señalización)

05.00 / Semana del evento
05.01 AA Mailing recordatorio a asistentes (cómo llegar, agenda, normas)
05.02 FF Cierre de listas y exportación a app/QR de check-in
05.03 CC Revisión final de guion técnico y cronograma minuto a minuto
05.04 BB Recepción de presentaciones finales (freeze de versiones)
05.05 GG Preparación de kits de bienvenida y materiales (programa, regalos)
05.06 DD Impresión de señalética definitiva
05.07 DD Confirmación de horarios de montaje con venue y proveedores
05.08 GG Brief general al equipo (roles, canales, contacto de emergencia)
05.09 II Confirmación de autorizaciones de imagen y fotografía
05.10 EE Prueba de enlaces, vídeos y audios en el equipo de realización

06.00 / Día anterior
06.01 DD Montaje de escenario, escenografía y seating
06.02 EE Pruebas de sonido (micros de diadema, solapa, mano) y monitores
06.03 EE Prueba de vídeo (proyector/pantallas, resolución, aspect ratio 16:9)
06.04 EE Test de clicker, teleprompter/cronómetro y ordenadores de sala/backup
06.05 EE Verificación de red y backups (línea secundaria, SAI/UPS)
06.06 BB Ensayo general con presentador y moderador (entradas/salidas)
06.07 II Revisión de rutas de evacuación, extintores y botiquín
06.08 DD Señalética instalada y puntos de agua/energía identificados
06.09 FF Set de acreditación preparado (mesas, alfabético, impresoras, consumibles)
06.10 JJ Preparación de green room y hospitality de ponentes
06.11 GG Brief final a azafatas y equipo de sala

07.00 / Día del evento — Montaje y preapertura
07.01 DD Apertura de producción y checklist de apertura de sala
07.02 GG Reparto de walkies y canales (producción, técnica, azafatas, seguridad)
07.03 EE Mic check final y carga de baterías de reserva
07.04 EE Carga de presentaciones en playback y backup en USB
07.05 CC Impresión/entrega del guion técnico a regiduría y puestos clave
07.06 EE Control de iluminación y ambiente (walk-in music, loops)
07.07 FF Punto de acreditación operativo (colas, accesos preferentes)
07.08 BB Recepción y acompañamiento de ponentes (call times)
07.09 BB Brief de última hora al presentador y moderador
07.10 AA Comunicación de hashtag, Wi-Fi y normas a público (pantalla/voz)

08.00 / Durante el evento
08.01 CC Apertura oficial y bienvenida institucional
08.02 BB Conducción del presentador y transición entre bloques
08.03 BB Ponencias individuales (gestión de tiempos y retornos)
08.04 BB Mesa redonda (turnos, control de tiempos, réplica)
08.05 FF Q&A con público (micros de sala o app)
08.06 EE Cobertura de foto y vídeo (hit-list de momentos clave)
08.07 EE Monitorización de streaming y chat (si aplica)
08.08 GG Gestión de incidencias en sala (técnicas, público, accesibilidad)
08.09 CC Actualización de timings y refilos en guion si hay retrasos
08.10 AA Comunicación en backchannel del equipo (señales, cambios)

09.00 / Clausura y salida
09.01 CC Mensaje de cierre y agradecimientos (ponentes, patrocinadores, equipo)
09.02 AA Llamadas a la acción (descargas, próximas fechas, encuesta)
09.03 BB Despedida de ponentes y prensa (atenciones, transporte)
09.04 DD Control de salida del público y recuperación de equipos
09.05 DD Inicio de desmontaje técnico según cronograma

10.00 / Desmontaje (post evento inmediato)
10.01 DD Inventario y recogida de equipos y materiales
10.02 DD Retirada de señalética y limpieza de sala
10.03 DD Devolución de alquileres y firma de albaranes
10.04 DD Cierre con venue (check de daños, tiempos extra)
10.05 EE Respaldo y copiado seguro de grabaciones y fotos

11.00 / 24–48 horas después
11.01 AA Envío de agradecimientos (ponentes, asistentes, patrocinadores)
11.02 KK Encuesta de satisfacción y NPS
11.03 AA Publicación de resumen, fotos y primeras piezas (si procede)
11.04 KK Reconciliación inicial de costes y facturas
11.05 KK Reunión de debrief interno (qué fue bien / mejoras)
11.06 AA Inicio de clipping de prensa y medios sociales (qué se ha publicado)

12.00 / 7–10 días después
12.01 EE Edición y publicación de vídeos / presentaciones descargables
12.02 HH Informe de resultados a patrocinadores (KPI, impactos, fotos)
12.03 AA Informe de clipping (recopilación de apariciones en prensa y medios)
12.04 KK Cierre de facturación y pagos pendientes
12.05 KK Archivo documental (guiones, artes finales, listas, contratos)
12.06 KK Actualización de la base de datos de contactos (RGPD)

13.00 / 30 días después
13.01 KK Informe final completo (KPI, ROI, clipping, lecciones aprendidas)
13.02 KK Plan de continuidad / próxima edición
13.03 KK Cierre administrativo y auditoría interna de presupuesto